ЭПД с 1 сентября 2026 года: что изменилось для грузоотправителей и грузополучателей

С 1 сентября 2026 года российская транспортная отрасль перешла на обязательное оформление ключевых перевозочных документов в электронном виде. Изменения затронут автомобильные, железнодорожные и воздушные перевозки, а также транспортно-экспедиционную деятельность.

На первый взгляд может показаться, что для производственного предприятия это прежде всего задача перевозчика: именно он организует перевозку, значит, ему и разбираться с новыми требованиями. Но это одно из главных заблуждений при подготовке к переходу на ЭПД.

Перевозочный документ создается не одним участником. В процессе с ним работают грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, а в отдельных схемах еще и экспедитор. Каждый отвечает за свою часть информации и действия на соответствующем этапе перевозки. Например, при приемке именно выявленные расхождения по грузу должны быть зафиксированы и отражены в ЭТрН (электронной транспортной накладной).

Поэтому для грузоотправителя переход на ЭПД (электронные перевозочные документы) означает гораздо больше, чем отказ от бумажной транспортной накладной. Предприятию придется определить, откуда будут поступать сведения о грузе и перевозке, кто будет формировать и подписывать документы, как новый процесс будет связан с отгрузкой со склада и что делать при изменении условий уже в ходе перевозки.

То же относится и к грузополучателю. Получить груз и затем передать бумажные документы в бухгалтерию уже недостаточно: приемка становится частью общего электронного процесса.

Таким образом, после вступления новых требований в силу главный вопрос для предприятия звучит уже не «Подключились ли мы к ЭПД?», а «Насколько эффективно наш реальный процесс отгрузки и приемки работает в электронном формате?»

Дальше разберемся, почему электронная транспортная накладная это не просто привычная бумажная форма, перенесенная в компьютер.

ЭТрН – это не «та же бумажная накладная, только в компьютере»

Привычную транспортную накладную легко представить как документ, который просто сменил бумажную форму на электронную. Но ЭТрН устроена иначе: это не один статичный файл, который сформировали перед отправкой, подписали и передали вместе с грузом.

ЭТрН фактически сопровождает перевозку на разных этапах. Грузоотправитель передает сведения о грузе, участниках перевозки, транспортном средстве и условиях отправки, перевозчик подтверждает прием груза, а грузополучатель участвует в оформлении результата доставки. По мере движения могут появляться новые сведения, например, о замене автомобиля или водителя, переадресовке либо расхождениях, выявленных при приемке. Все это отражается в рамках электронного документооборота.

Поэтому меняется сама логика работы с транспортной накладной. Раньше на предприятии можно было подготовить бумажный документ к моменту выезда автомобиля и дальше работать с ним как с сопровождающим перевозку комплектом бумаг. Теперь документ развивается вместе с перевозкой, а действия одного участника становятся основанием для действий следующего. Например, после передачи сведений грузоотправителем и подтверждения перевозчиком в ГИС ЭПД формируется QR-код, подтверждающий оформление перевозки.

Именно здесь начинается самое интересное для бизнеса. Необходимо не просто научить сотрудников работать с новой электронной формой, а встроить ее в реальный процесс предприятия: подготовку продукции, назначение транспорта, погрузку, выезд с территории и последующую приемку.

А значит, главный вопрос уже не «Как заполнить ЭТрН?», а «Где в нашем процессе возникают необходимые для нее данные и кто отвечает за них на каждом этапе?»

Чтобы ответить на него, стоит посмотреть, где именно ЭТрН появляется в привычной цепочке от заказа клиента до фактической доставки груза.

Где на производственном предприятии на самом деле возникает ЭТрН

Если посмотреть на реальный процесс производственного предприятия, становится понятно: ЭТрН возникает не в момент, когда водитель уже стоит у проходной с загруженной машиной. Большая часть необходимых для нее данных появляется значительно раньше.

Все начинается с потребности в перевозке. Есть заказ клиента или внутреннее распоряжение на перемещение, известны грузополучатель, адрес доставки, номенклатура и плановый объем. Затем определяется перевозчик, назначается транспорт, продукция готовится к отгрузке. После погрузки появляются уже фактические сведения – какой груз действительно отправлен, его количество и масса, какое транспортное средство подано и кто выполняет перевозку. Именно эти данные используются при оформлении отправки груза в ЭТрН.

Получается вполне знакомая для любого производственного предприятия цепочка:

Заказ → планирование отгрузки → подготовка груза → назначение транспорта → погрузка → оформление ЭТрН → отправка → приемка грузополучателем.

И здесь возникает важный вопрос. Если контрагент, договор, груз, склад, количество, маршрут, перевозчик и часть сведений о транспорте уже появились в информационной системе на предыдущих этапах, зачем сотруднику заново переносить их в отдельный сервис при оформлении ЭТрН?

Чем крупнее предприятие и интенсивнее поток отгрузок, тем существеннее становится этот вопрос. Ручное дублирование данных – это не только дополнительные минуты на каждую машину, но и еще одна точка возникновения ошибок и расхождений между учетной системой и перевозочным документом.

Поэтому переход на ЭПД имеет смысл рассматривать шире, чем замену бумажной накладной электронной. ЭТрН должна стать продолжением уже существующего процесса отгрузки, а не новым процессом рядом с ним.

И именно здесь находится, пожалуй, главный риск перехода на ЭПД: технически подключить новый сервис значительно проще, чем правильно встроить его в сложившиеся бизнес-процессы предприятия.

Главный риск перехода не технический

Подключить предприятие к электронному документообороту — вполне понятная техническая задача. Нужно выбрать оператора ИС ЭПД, настроить взаимодействие с ГИС ЭПД, определить порядок использования электронной подписи и машиночитаемых доверенностей. Но само по себе это еще не означает, что предприятие готово работать по новым правилам.

Сложнее ответить на организационные вопросы. Кто на предприятии инициирует оформление ЭТрН? Кто отвечает за сведения о грузе, а кто за данные о транспортном средстве? В какой момент документ должен быть сформирован и подписан? Что делать, если после оформления изменилась машина или водитель, фактический вес отличается от планового, а при приемке обнаружилось расхождение?

При небольшом количестве перевозок такие ситуации можно урегулировать вручную. Но на крупном производственном предприятии, где в процессе одновременно участвуют склад, логистика, служба безопасности, коммерческое подразделение и бухгалтерия, любая неопределенность быстро превращается в задержки на отгрузке.

Особенно показателен простой вопрос: кто должен подписать ЭТрН, если ответственное лицо отсутствует, а автомобили отгружаются круглосуточно? Если ответ на него появляется только после запуска нового процесса, технически исправная система не спасет от остановки отгрузки.

Поэтому подготовка к ЭПД это прежде всего ревизия существующего бизнес-процесса. Необходимо заранее определить роли и ответственность, источники данных, точки подписания и порядок действий в нестандартных ситуациях.

И только после этого становится понятно, как именно должна быть настроена информационная система предприятия. Иначе есть риск формально перейти на электронные документы, но вместо упрощения процесса получить еще одно рабочее место, дополнительные ручные операции и новые точки возникновения ошибок.

Два сценария перехода: «еще одно окно» или часть процесса отгрузки

После того как бизнес-процесс определен, возникает следующий вопрос: где именно сотрудники будут работать с ЭТрН? И здесь у предприятия фактически есть два принципиально разных сценария.

Первый – добавить еще одно рабочее окно. Сотрудник оформляет заказ, перевозку и отгрузку в корпоративной системе, а затем переходит в отдельный сервис ЭПД и повторно заполняет сведения, необходимые для ЭТрН. Формально задача решена: предприятие перешло на электронный документ. Но сам процесс практически не изменился. Вместо бумажной накладной появился еще один цифровой контур, который необходимо поддерживать параллельно с основной учетной системой.

Второй сценарий – встроить ЭТрН непосредственно в процесс отгрузки. К моменту подачи автомобиля значительная часть информации уже есть в ERP: грузоотправитель и грузополучатель, продукция, склад, количество, перевозчик, маршрут и другие сведения. Эти данные можно использовать при формировании ЭТрН, а пользователю оставить только ту информацию, которая действительно появляется непосредственно в процессе перевозки.

Для крупного предприятия разница между этими подходами становится особенно заметной при больших объемах. Если ежедневно оформляются десятки или сотни машин, каждый повторный ввод – это дополнительное время, вероятность ошибки и необходимость впоследствии разбираться, почему сведения в ERP и ЭТрН различаются.

Поэтому цель автоматизации ЭПД – не просто заменить бумажную транспортную накладную электронной. Важно не допустить появления еще одного изолированного контура учета и сделать ЭТрН естественным продолжением уже существующего процесса отгрузки.

Но прежде чем выбирать технический вариант интеграции, полезно проверить, насколько само предприятие готово к такому переходу. Для этого достаточно ответить на несколько практических вопросов.

Что стоит проверить: процессный чек-лист

До обязательного перехода на ЭПД имеет смысл проверить не только готовность программного обеспечения. Гораздо полезнее пройти существующий процесс отгрузки от начала до конца и понять, как в него встроится электронная транспортная накладная.

Начать можно с нескольких практических вопросов:

• Откуда сегодня берутся данные для транспортной накладной и какие из них уже есть в учетной системе?

• Кто и в какой момент должен инициировать формирование ЭТрН?

• Кто отвечает за корректность сведений о грузе, перевозчике и транспортном средстве?

• Какие сотрудники будут подписывать электронные документы и достаточно ли для этого существующих полномочий, КЭП и МЧД?

• Что происходит, если после начала оформления меняется автомобиль, водитель, количество или фактический вес груза?

• Кто работает с ЭТрН при круглосуточной отгрузке, в выходные или при отсутствии основного ответственного сотрудника?

• Как будет организована приемка со стороны грузополучателя и фиксация выявленных расхождений?

• Что делать при ошибке, недоступности сервиса или другом нестандартном сценарии?

Ответы на эти вопросы быстро показывают реальную готовность предприятия к переходу. Нередко выясняется, что проблема находится вовсе не в ЭПД: часть данных появляется слишком поздно, ответственность между подразделениями размыта, а привычный процесс держится на ручных действиях конкретных сотрудников.

Поэтому такой чек-лист полезно рассматривать еще и как небольшое обследование действующей логистики. Обязательный переход на ЭПД дает хороший повод не просто оцифровать существующий порядок работы, а убрать из него лишние операции и заранее определить, какие данные должны передаваться между складом, логистикой, продажами и учетной системой автоматически.

И уже после этого можно переходить к вопросу, как новый процесс реализовать непосредственно в информационной системе. Для пользователей линейки «1С:Горнодобывающая промышленность» такая возможность также развивается.

Как это будет работать в решениях линейки «1С:Горнодобывающая промышленность»

Для предприятий, использующих линейку «1С:Горнодобывающая промышленность», переход на ЭПД можно встроить непосредственно в уже существующий процесс транспортной логистики.

В новом релизе в автомобильной логистике работа с ЭПД будет связана с документом «Отправка автотранспортом». При оформлении фактической отправки пользователь сможет перейти к формированию электронной транспортной накладной непосредственно из документа 1С. Часть сведений ЭТрН будет предварительно заполнена на основании уже имеющихся данных об отправке, без необходимости повторно вводить информацию, которая ранее появилась в системе.

Дальнейшая работа с электронным документом – его подписание, обмен между участниками перевозки, получение и обработка ЭПД выполняется с использованием стандартных механизмов электронных перевозочных документов 1С.

Таким образом, ЭТрН становится продолжением привычного процесса: оформили отправку груза → использовали накопленные данные для ЭТрН → продолжили работу с электронным документом средствами 1С.

При этом предложенный механизм не ограничивает предприятие только базовым сценарием. Функциональность 1С:ГДП может быть масштабирована под задачи конкретного проекта: например, дополнена автоматическим заполнением необходимых данных, дополнительными контролями или встроена в более сложный процесс подготовки и оформления отгрузки.

Именно такой подход позволяет выполнить требования законодательства, не создавая для логиста еще один изолированный процесс работы с перевозочными документами.

1 сентября наступило: что делать, если процесс еще не настроен

С 1 сентября 2026 года обязательные требования к оформлению электронных перевозочных документов уже вступили в действие. Для грузоотправителей и грузополучателей это означает переход от подготовки к практической работе по новым правилам.

Если предприятие еще не успело полностью выстроить процесс, подключение к ЭПД само по себе не решает проблему. Важно определить, на каких этапах возникают данные для ЭТрН, кто отвечает за их корректность и подписание, как информация передается между подразделениями и что происходит при изменении условий перевозки.

Особое внимание стоит уделить ситуациям, которые возникают непосредственно в ходе работы: замене автомобиля или водителя, расхождениям по количеству и весу груза, корректировкам данных, приемке с замечаниями, а также работе в выходные и нерабочие часы. Именно такие сценарии чаще всего показывают, насколько система действительно встроена в бизнес-процесс.

Для предприятий, которые уже работают с ЭПД, переход на новые правила — подходящий момент, чтобы оценить эффективность действующего процесса. Если сотрудникам по-прежнему приходится переносить одни и те же сведения между несколькими системами, а оформление ЭТрН существует отдельно от отгрузки, автоматизацию можно развивать дальше.

Оптимальный сценарий — когда ЭПД становится частью привычного процесса, а не дополнительным рабочим окном. Данные об отправке используются при формировании ЭТрН, сотрудники работают в знакомой информационной системе, а изменения и результаты перевозки отражаются в едином цифровом контуре.

Таким образом, 1 сентября — не финальная точка проекта по внедрению ЭПД, а начало работы в новом формате. Теперь главный вопрос для предприятия не в том, успело ли оно подключиться к электронному документообороту, а в том, насколько удобно, надежно и эффективно выстроен сам процесс.