Интеграция с АС «ЭТРАН»: какие процессы железнодорожной логистики можно автоматизировать и зачем это бизнесу

Когда логистика начинает тормозить бизнес 

За годы работы с промышленными предприятиями неоднократно наблюдается одна и та же ситуация. Производство работает стабильно, продажи идут, продукция востребована рынком. Но в какой-то момент руководство начинает замечать, что каждая новая отгрузка требует все больше усилий, а любые изменения превращаются в проблему.

На первый взгляд кажется, что причина в нехватке сотрудников или высокой загрузке логистов. На практике проблема глубже – предприятие постепенно теряет управляемость логистическими процессами.

Пока объем перевозок небольшой, привычная схема работает: логист оформляет перевозочные документы в АС «ЭТРАН», ведет собственные таблицы, контролирует движение вагонов по отчетам и телефону. Но по мере роста производства и числа клиентов значительная часть рабочего времени начинает уходить уже не на управление перевозками, а на поиск информации и ручной перенос данных между системами. 

Типичный пример

Отдел продаж оформляет заказ клиента в ERP-системе. Для организации перевозки логист повторно переносит данные в АС «ЭТРАН», отслеживает оформление документов, контролирует движение вагонов и вручную информирует смежные подразделения о ходе поставки. При любом изменении часть этой работы приходится выполнять заново.

В результате одна и та же информация начинает существовать одновременно в ERP, АС «ЭТРАН», Excel-файлах и переписке сотрудников. Разные подразделения работают с разными версиями данных, а чтобы ответить клиенту на простой вопрос «Когда будет поставка?», приходится последовательно выяснять, оформлена ли перевозка, поданы ли вагоны, выполнена ли погрузка и где сейчас находится груз. На крупных предприятиях такой поиск может занимать часы.

В этот момент логистика перестает быть задачей только транспортного подразделения. Она начинает напрямую влиять на выполнение обязательств перед клиентами, качество планирования и скорость принятия управленческих решений.

Где предприятия теряют время и деньги

Когда речь заходит о цифровизации железнодорожной логистики, многие в первую очередь думают об экономии времени сотрудников. На практике основные потери связаны совсем с другим – с отсутствием единой и достоверной информации о перевозках.

Пока данные собираются из разных систем, предприятие теряет время на ручные операции, допускает ошибки при оформлении перевозочных документов и вынуждено постоянно согласовывать информацию между подразделениями. Отдел продаж уточняет статус поставки, производство ожидает информацию о движении груза, снабжение контролирует поступление сырья, а руководство пытается получить единую картину происходящего. 

Еще одна проблема – зависимость от отдельных специалистов. Знания о перевозках, особенностях оформления документов и текущем состоянии грузов нередко сосредоточены у нескольких сотрудников. Пока они работают в компании, процесс функционирует. Но любая смена команды сразу выявляет большое количество неформализованных операций. Самая серьезная потеря возникает тогда, когда перевозка существует отдельно от бизнеса. Предприятие видит документы, вагоны и заявки, но не видит движение самого груза в рамках исполнения заказа клиента. Между тем именно груз является объектом управления, который связывает продажи, производство, снабжение и логистику в единую цепочку поставки. 

Именно поэтому сегодня предприятия стремятся не просто автоматизировать работу с АС «ЭТРАН», а выстроить единый процесс управления перевозками, в котором информация сопровождает груз на всем пути – от заказа клиента до его фактической доставки.

В отличие от классических TMS-систем, где объектом управления является транспортное средство, в «1С:Горнодобывающая промышленность» центром учета является сам груз. Именно поэтому информация о перевозке естественным образом связывается с заказами клиентов, производством, складским учетом и отгрузкой готовой продукции.

Почему проблема не в ЭТРАН

После описания подобных проблем многие приходят к выводу, что основной источник сложностей – сама АС «ЭТРАН». На практике это не совсем так.

ЭТРАН создавался как система взаимодействия грузоотправителей с инфраструктурой РЖД. Он успешно решает свои задачи: оформление перевозочных документов, обмен информацией с перевозчиком, получение данных о перевозках и статусах грузов.

Проблема возникает в другом месте – между внутренними бизнес-процессами предприятия и перевозочным контуром. Заказ клиента появляется в ERP-системе. Там же ведется учет продукции, договоров, складских остатков и отгрузок. Однако железнодорожная перевозка зачастую начинает жить отдельной жизнью. Информация о грузе дублируется в различных системах, а связь между коммерческими обязательствами перед клиентом и фактическим процессом перевозки становится неочевидной.

В результате сотрудники вынуждены самостоятельно связывать между собой заказ клиента, груз, перевозочные документы, вагоны и статусы перевозки. Чем больше объем перевозок, тем сильнее становится этот разрыв. Поэтому предприятия все чаще ставят перед собой не задачу автоматизировать отдельные операции в ЭТРАН, а задачу построить единый информационный контур, в котором данные о перевозке становятся естественным продолжением процессов продаж, производства, снабжения и отгрузки. Именно здесь интеграция между учетной системой предприятия и АС «ЭТРАН» начинает приносить реальную пользу бизнесу.

Что дает интеграция «1С:Горнодобывающая промышленность» и ЭТРАН

Когда предприятие рассматривает интеграцию с АС «ЭТРАН», часто возникает ожидание, что речь идет лишь об ускорении оформления перевозочных документов. На практике предприятия получают гораздо больше, чем просто обмен данными между двумя системами.

Логисту больше не требуется повторно переносить данные из учетной системы в ЭТРАН. Информация о грузе, грузополучателе, станции назначения и условиях перевозки уже содержится в системе предприятия и может использоваться для формирования перевозочных документов.

Отдельную ценность представляет работа в режиме «одного окна». Сотрудникам больше не требуется переключаться между ERP, АС «ЭТРАН», электронными таблицами и различными отчетами для получения полной картины по перевозке. Вся необходимая информация о заказе клиента, грузе, перевозочных документах, вагонах и текущем статусе доставки доступна в единой системе и связана между собой.

Но еще важнее другое. Руководители и смежные подразделения получают возможность видеть перевозку не как набор вагонов и документов, а как часть исполнения обязательств перед клиентом.

Например, для конкретного заказа клиента становится доступна информация о том, оформлена ли перевозка, согласованы ли документы, произведена ли фактическая отгрузка и где находится сейчас груз. Таким образом, данные перестают существовать изолированно.

Кроме сокращения ручных операций предприятия получают более высокий уровень прозрачности логистики. Информация о перевозках становится доступна непосредственно в корпоративной системе, где с ней работают отдел продаж, снабжение, производство и руководство компании.

Помимо оперативного контроля предприятие начинает накапливать структурированную историю перевозок. Формируется единая база данных о фактических сроках доставки, времени оформления документов, объемах перевозок, использовании различных маршрутов и видов подвижного состава. Такая статистика позволяет не только контролировать текущие перевозки, но и анализировать эффективность логистических процессов, выявлять узкие места и принимать обоснованные управленческие решения на основе фактических данных, а не экспертных оценок отдельных сотрудников.

В результате интеграция решает не только задачу обмена данными между двумя системами. Она позволяет перейти от управления документами к управлению грузом и его движением по всей цепочке поставки.

Для предприятий, использующих «1С:Горнодобывающая промышленность», эта задача может решаться без создания отдельного программного контура. Интеграция выполняется непосредственно с корпоративной системой, где уже ведутся продажи, складской учет, производство и отгрузка продукции.

Какие процессы чаще всего автоматизируют предприятия

Когда предприятие начинает проект интеграции с АС «ЭТРАН», оно редко ставит перед собой цель автоматизировать только отправку заявок на перевозку. Как правило, основная задача шире – сделать логистику управляемой и прозрачной для бизнеса.

Поэтому наибольший интерес обычно вызывают процессы, связанные с получением и использованием данных о перевозках внутри корпоративной системы. В первую очередь предприятия автоматизируют обмен перевозочными документами между 1С и АС «ЭТРАН». Это позволяет исключить повторный ввод данных и сократить количество ошибок при оформлении перевозок.

Ещё один востребованный процесс – автоматическое получение информации о движении вагонов и состоянии перевозок. Данные о дислокации, прибытии, отправлении и других событиях по вагонам поступают непосредственно в 1С и становятся доступны пользователям без необходимости постоянной работы в АС «ЭТРАН».

По мере накопления данных логистика перестает быть «черным ящиком». Предприятие начинает видеть реальные сроки доставки, оборот вагонов, эффективность маршрутов и может принимать решения уже на основе статистики, а не экспертных оценок сотрудников. Важным преимуществом является то, что вся эта информация становится доступна всем участникам процесса. Данные о перевозке связываются с заказами клиентов, договорами, отгрузками, складами, производством и снабжением. 

 Благодаря этому пользователи работают не с разрозненными документами и статусами, а с единой цепочкой движения груза от момента планирования до фактической доставки. Именно поэтому современные проекты интеграции с АС «ЭТРАН» чаще рассматриваются не как автоматизация отдельного логистического процесса, а как создание единого цифрового контура управления перевозками и грузопотоками предприятия.

Практика внедрения

Недавно мы реализовали подобный проект на предприятии ООО «ММК-УГОЛЬ».

Компания столкнулась с типичной для крупных производственных предприятий ситуацией: данные о перевозках приходилось переносить из АС «ЭТРАН» в «1С:Горнодобывающая промышленность» вручную. Из-за этого возникали расхождения в учете, увеличивалось время подготовки отчетности, а сотрудники разных подразделений работали с разными версиями информации. Вместо автоматизации отдельных операций предприятие приняло решение выстроить единый процесс управления перевозками.

В рамках проекта был внедрен разработанный компанией «Синерго» модуль интеграции АС «ЭТРАН» с «1С:Горнодобывающая промышленность», обеспечивший автоматический обмен перевозочными документами, контроль движения вагонов и объединение информации о заказах, перевозках и отгрузках в единой информационной среде. В результате логистика перестала быть набором отдельных операций и стала частью общего процесса исполнения заказов клиентов.

Вывод

Железнодорожная логистика давно перестала быть исключительно транспортной функцией. Сегодня она напрямую влияет на выполнение обязательств перед клиентами, эффективность производства, качество планирования и скорость принятия управленческих решений. При этом основная проблема большинства предприятий заключается не в отсутствии информации, а в ее разрозненности. 

Сегодня конкурентное преимущество получают не те предприятия, которые быстрее оформляют перевозочные документы. Его получают компании, которые быстрее принимают управленческие решения.

Именно поэтому интеграция ERP-системы предприятия с АС «ЭТРАН» сегодня становится не просто способом автоматизировать работу логиста, а одним из элементов цифровой трансформации всей цепочки поставок. Для предприятий, использующих «1С:Горнодобывающая промышленность», компания «Синерго» разработала готовый модуль интеграции с АС «ЭТРАН», который позволяет значительно сократить сроки внедрения и при необходимости адаптируется под особенности бизнес-процессов предприятия.